Conselhos para as suas comunicações


Consejos para sus comunicaciones A maioria das suas comunicações com vista ao aluguer da sua propriedade acontecem através da internet. Para aqueles que não estão familiarizados com a internet, a tarefa pode tornar-se complicada. A navegação na internet e a pesquisa de informação são tarefas simples, mas, como anunciante na internet, você deve seguir algumas linhas de orientação que podem ser completamente desconhecidas para alguns utilizadores.

Se não tiver caução com as mensagens que transmite, as interpretações dos seus inquilinos podem ficar muito distantes do significado original das comunicações. A ausência de contacto e da linguagem não-oral que se utiliza na comunicação cara-a-cara, ou até do tom de voz que está presente nas comunicações por telefone, e também muito daquilo que se diz nas comunicações pela internet podem fazer com que as mensagens sejam mal-interpretadas. Isso pode acontecer se não for cuidadoso com aquilo que escreve, e mesmo assim nunca há garantias totais.

É aqui que os conselhos que temos para lhe oferecer o podem ajudar a evitar alguns mal-entendidos. Se seguir estes simples passos, terá mais garantias de que o que escreve será interpretado corretamente.
 

 

NÃO ESCREVER TUDO EM MAIÚSCULAS.
Isto não deve acontecer, porque os seus utilizadores irão perguntar-lhe porque está a gritar. Algumas pessoas podem pensar que as letras maiúsculas são mais fáceis de ler, ou talvez pensem que escrever em maiúsculas poderá chamar mais a atenção. Mas a ideia geral quanto aos comunicados escritos totalmente em maiúsculas é de que existe uma certa frustração ou condescendência, que são duas coisas a evitar a todo o custo quanto se trata de interagir com os seus potenciais inquilinos.

Corretor ortográfico.
Escrever palavras incorretamente não só altera o significado daquilo que você escreve como pode igualmente fazer com que os futuros inquilinos tenham uma má ideia quanto ao seu profissionalismo. Que confiança iria despertar no seu futuro inquilino se escrever incorretamente uma palavra que utiliza no seu dia-a-dia? Se você sabe que existe uma palavra que escreve incorretamente de forma constante, será boa ideia utilizar a ferramenta de Auto-correção do Microsoft Word ou Outlook. Essa funcionalidade nestes programas também servirá para corrigir as palavras sem acentos. Basta selecionar a opção Auto-corretor no menú e é imediato – poderá rever toda a gramática do texto e corrigir rapidamente os erros mais evidentes.

Corrigir erros de gramática e pontuação.
Nunca subestime a importância de uma vírgula ou ponto final. É difícil ler frases seguidas sem pontuação adequada, sem pontos finais, transições entre frases ou até alguns elementos que não servem para responder completamente às perguntas que foram colocadas. Sabemos que você tem muito para dizer, mas faça o possível por dar aos seus inquilinos a possibilidade de fazer uma pausa e respirar um pouco ao lerem o seu texto. Desta forma conseguirá provavelmente que retenham melhor aquilo que lhes está a tentar explicar.

Evite o excesso de pontos de exclamação!!
Estamos ansiosos por saber das suas fabulosas vistas!!! e da sua oferta em temporada baixa!!!!!, mas não o suficiente para incluir 5 pontos de exclamação. Os pontos de exclamação são geralmente vistos como desnecessários ou provocadores de distrações que, por sua vez, podem levar o leitor a ficar confuso quanto ao que se pretende comunicar. Mantenha-se pelos fatos objetivos e tenha confiança que a sua fabulosa casa seja suficiente para gerar emoções.

Acrescentar espaços.
Pense na sua página preferida de notícias na internet. É mais provável que os artigos que lê nessa página estejam escritos em parágrafos curtos, por vezes compostos somente por uma ou duas frases, pois se estes artigos fossem escritos num parágrafo longo, é possível que você não estivesse disposto a lê-los integralmente. Acontece o mesmo com os seus e-mails, quando envia informações detalhadas aos seus clientes, utiliza listas com vinhetas e vários parágrafos, acrescentar espaços em branco é uma boa opção, pois pode tornar a leitura mais fácil e ajudar os potenciais inquilinos a encontrar rapidamente a informação que procuram.

Não use emoticons em excesso.
Os emoticons são as caras sorridentes que podem ser vistas em e-mails e mensagens instantâneas. Por vezes podem se utilizar símbolos como :) ou =) (Incline a sua cabeça para a esquerda enquanto lê os símbolos e verá uma cara a sorrir). As pessoas costumam utilizar emoticons para exprimir o seu sentido de humor e ajudar a garantir que as suas mensagens são interpretadas corretamente. Dependendo da relação que tem com os seus inquilinos, você pode ter a tentação de usar o humor ou dar um tom alegre às suas mensagens, e nesse sentido terá lógica usar um símbolo de uma cara a sorrir. No entanto, também devemos recordar que estamos a falar, no final de contas, de uma comunicação comercial, e uma mensagem ou um e-mail repleto de emoticons e símbolos poderia colocar nas cabeças dos inquilinos algumas dúvidas quanto ao seu profissionalismo (Como alternativa, alguns proprietários optam por evitar por completo o humor, devido ao risco de ofender os seus hóspedes ou dar origem a mal-entendidos relativamente a dados importantes).

Não abuse da opção de alta prioridade.
Alguns serviços de correio eletrónico oferecem ao utilizador a opção de enviar o seu correio como sendo de “alta prioridade”, para que o recetor tenha noção da importância da mensagem. Normalmente é assinalado com um ponto de exclamação a vermelho. Temos consciência da urgência que se sente quando esperamos uma confirmação de reserva ou de um contrato assinado. Isso não quer dizer que deva enviar um e-mail como sendo de “alta prioridade” cada vez que entra em contato com os seus convidados. Tal como na história do rapaz que gritou “lobo”, mais tarde ou mais cedo o ponto de exclamação deixará de ter o impato inicial. O melhor é reservar a opção de “alta prioridade” para uma verdadeira emergência.

Guarde o histórico do e-mail.
Algumas pessoas selecionam a opção de eliminar a cadeia de mensagens anteriores ao responder a um e-mail. Talvez prefiram o panorama limpo de uma nova mensagem, mas quando você e o seu inquilino já tiveram muitas trocas de mensagens é útil ter as comunicações anteriores facilmente acessíveis – especialmente se você está a trabalhar nos detalhes sobre preços, datas, depósitos de segurança, códigos, etc. Não pode partir do princípio de que todas as pessoas são tão organizadas como você, por isso simplifique as coisas aos seus inquilinos, mantendo a informação ao seu alcance.

Utilize assuntos claros.
Pense nos inquilinos que estão a começar a fazer a sua pesquisa para alugarem umas férias. Se eles estão a tentar perceber qual é cada uma das propriedades, uma mensagem com o “Assunto” em branco ou apenas com uma linha genérica não lhes irá servir de grande ajuda. Enviar um e-mail com um “Assunto” em branco ou genérico pode ser confuso e podia fazer com que a mensagem se perdesse entre muitas outras na caixa de entrada dos recetores. No campo “Assunto”, utilize um título detalhado, que o ajudará a si e ao seu inquilino a melhor localizar as mensagens de que estão à procura.


Não se torne spammer.
Quando um viajante lhe envia uma pergunta, você passa a ter disponível um novo endereço de e-mail. O acesso a esses endereços não podem tornar-se objeto de abuso da sua parte. Legalmente, só pode enviar correio eletrónico em massa a um cliente (alguém que tenha pago por uma estadia no seu alojamento) ou alguém que tenha aceite especificamente receber mensagens vindas de si. Isto significa que você não pode enviar boletins de notícias e atualizações a pessoas que não fizeram mais do que colocar questões sobre a sua propriedade. Recomendamos-lhe que utilize um dos programas de marketing por e-mail disponíveis na internet, para evitar desrespeitar as leis anti-spam. (Evidentemente, deve guardar os e-mails em cadeia e os e-mails com piadas para si!)

Uma das melhores formas de detetar qualquer erro é ler em voz alta.

Embora possa acontecer cometer um ou dois destes erros de comunicação, o certo é que se tiver em consideração formas de melhorar as suas comunicações, isso só o ajudará no futuro do seu negócio de aluguer de férias.
 

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